De directiesecretaris staat centraal in het bedrijf. Ze hoort alles, ziet alles, noteert alles, verstuurt alles en ontvangt alles. Hierdoor is ze voortdurend in de weer en moet ze goed georganiseerd zijn. Ook moet ze methodisch zijn om de taken die haar worden toevertrouwd uit te voeren. Maar hoe bereik je deze efficiëntie? Dit artikel bespreekt 5 organisatie-tips voor een directiesecretaris.
Rol van de directiesecretaris
Zie ook : Tips voor een stressvrije verhuizing
De directiesecretaris speelt een grote rol binnen een organisatie, bedrijf of dienst. Ze is verantwoordelijk voor al het secretariaatswerk en met name voor de administratieve taken. Bij administratieve taken moet rekening worden gehouden met de directe leidinggevende en de andere afdelingshoofden. De taak van de secretaris is het maken van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen en het opstellen van verslagen. Ze moet ook professionele brieven afhandelen, archiveren, klanten contacteren, vergaderingen of congressen of workshops organiseren… Maar om succesvol te zijn in haar taak, moet ze veel waarde hechten aan de volgende 5 tips.
Tijd, een belangrijk hulpmiddel om beter te beheren
Een directiesecretaris die echt om haar werk geeft, moet haar tijd kunnen beheren. Om dit beter te doen, moet er een duidelijk en goed gedefinieerd doel zijn. Het is immers aan de hand van het doel dat de koers wordt bepaald om haar taak beter uit te voeren. Zodra het doel is vastgesteld, kunnen de dagelijkse taken worden ingepland op de kalender 2019 Excel. Het doel helpt bij het identificeren van deze verschillende taken. In dit geval moet prioriteit worden gegeven aan de meest urgente taken. Ook moet de secretaris haar bureau goed inrichten om de last-minute verzoeken beter te kunnen verwerken en verwarring te voorkomen.
Ook interessant : Internationaal transport: een onmisbare pijler van de wereldeconomie
Goed notities maken
De secretaris wordt in haar rol gevraagd om notities te maken om bijvoorbeeld haar verslagen op te stellen of instructies voor correspondentie te ontvangen. Maar deze notities moeten effectief worden gemaakt om een betere opstelling mogelijk te maken en om beter te transcriberen wat haar wordt gevraagd. Wanneer er een afspraak met uw baas moet worden gemaakt, zorg er dan voor dat u noteert: de referenties van de persoon, het onderwerp van de ontmoeting of vergadering, de door de persoon voorgestelde datum voor de vergadering, en andere personen die voor de sessie moeten worden uitgenodigd… Op deze manier zult u door uw collega’s worden geprezen.
Een plek voor taken die moeten worden uitgevoerd
Om beter te weten waar u staat met uw taken van de dag, reserveer een mand waar de te behandelen dossiers worden bewaard. Evenzo, wanneer uw collega’s dringende dossiers aanleveren, is deze mand de perfecte plek om deze dossiers te deponeren. Dit stelt u in staat om een oogje in het zeil te houden op uw werk.
Elke dag met zijn taken
Buiten de urgente zaken die ter plekke moeten worden opgelost, zal het reserveren van dagen voor bepaalde taken u efficiënter maken. U kunt bijvoorbeeld uw documenten archiveren op donderdagen.
Codeer uw dossiers
Hiervoor kunt u specifieke kleuren voor elk type dossier gebruiken. Om u te herinneren aan urgente dossiers, kunt u rood gebruiken. Afhankelijk van uw voorkeuren, codeer de dossiers die net zijn binnengekomen, die van uw bazen… Het doel is dat u in real-time kunt bijhouden waar en wat.